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外国语学院行政秘书、教学秘书工作职责
时间:2017-07-08   点击量:

                               外国语学院教学秘书与行政秘书
                                        岗位职责
一、教学秘书岗位职责——王云、李硕    80687214
    1.教学管理工作
  (1)协助教学院长进行教学管理,协助处理日常教学方面的事务性工作,负责对上级教学会议、通知的传达工作。做好本院的教学调度工作,保证稳定、正常的教学秩序,维护日常教学纪律。协助教务处作好教务系统的改进和完善工作。
  (2)按照教务处和学院的有关规定与要求,协助教学院长对全院教学工作进行组织、安排和调整。
  (3)协助院领导检查落实本单位的各项教学管理规章制度。
  (4)协助教务处完成学生评教工作,积极开展教学质量监控。
  (5)协助教务处组织填写教学管理所必须的表格,核对数据,为教务管理信息数据库建设提供基础资料。
  (6)负责完成本校、跨校专升本学生的学分认定。负责完成转系学生补修学分的各种安排(考试及上传成绩等工作)。
  (7)配合教研室主任做好学前、期中、期末教学文件检查工作及总结。
  (8)负责教学活动的协调与管理,如公共课的授课时间、地点,并将课程临时变动情况通知相关班级和教师。
  (9)建立健全系部完备的教学基本文件,包括:教学进程计划、课堂实践教学计划、听课记录等。
  (10)负责安排我院开设的全院性选修课课程的网上编排、考试安排、教学文件的收集等工作。
  (11)负责核对每学期跨学院教师的教学工作量。
   2.教务管理工作
  (1)负责本院教学日志的整理、建立业务档案、整理学生成绩资料。处理日常教务管理工作,如:课程网上编排、学生网上选课、学生重考(考试安排及上传重考成绩等)、重修、教师调停课等工作。
  (2)配合教研室主任做好考试试卷的审核工作,负责各年级的考试及试卷的收集、印制、保管、发放、安排考场,委派监考教师,做好教学的各项准备工作。
  (3)及时收集和整理学生各科考试成绩,做好本院教师在教务管理系统中成绩录入的审核工作。
  (4)配合教务处做好各类考试、考查课的组织与管理工作,如:大学英语四、六级考试等工作。
  (5)负责每一学期各专业学生的成绩统计,并配合辅导员打印学生的成绩表。
  (6)负责应届毕业生毕业资格、学分的审核。

二、行政秘书岗位职责——郭会会    80687214
   1、熟悉财务业务,严格遵守财务纪律和财务规章制度。做好有关财务规定的工作。
   2、认真负责管好学院财务,负责办理日常有关院基金款项的收入和支出,以及报销手续等工作。严格执行审批制度。掌握各项经费的开支、使用及结存情况,并定期核对。每月按时向财务处报送本院教师以及外聘教师等工作津贴的发放,以及各项报账工作。
   3、负责学院各项经费的收付、核算、登帐,固定资产登帐、对帐等具体工作,做到各种账目、凭证规范、完整、清楚,符合财务业务要求。
   4、按规定发放学院教职工节日补贴、工作量补贴等各种费用。按规定收双学位学费、辅修专业费等费用。
   5、负责学院教学和办公用品的采购和使用管理,管好学院的财产物品,并将千元以上的资产纳入固定资产系统。
   6、负责本单位行政印章的管理使用。
   7、协助院院长做好全院教职工的年度考核、奖惩、奖酬金分配、职称申报及聘任工作。
   8、做好院领导主持的会议和活动的后勤保障工作。
   9、负责学院网站的有关学院活动的发文,及时更新学院新闻,保证新闻的时效性。
   10、负责公文处理;起草有关文稿;组织做好文书档案的整理、归档工作。
   11、负责本单位电话费、电的管理,房屋、办公家具等的维修等。
   12、负责统计学院教师的教学工作量,并及时与各位老师核对信息,做出调整,根据教师课时量发放学院课时费津贴。
   13、负责双学位学生的报名,收费等相关工作。
   14、完成学院、办公室交办的其它工作。

 
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